قضائيات هذه اقتراحات أربعة خاصة بالوزارة ، كنت قد رفعتها لمعالي الوزير السلف عقب عملي مندوباً في مكتبه مدة ثلاثة أشهر قبل إلحاقي باللجنة التحضيرية لإعداد اللوائح التنفيذية لنظام المرافعات الشرعية ، وأجدها مناسبة لإتاحتها أمام الوزير الخلف ممن يريد ذلك مأجوراً غير مأزورٍ إن شاء الله تعالى ؛ فقد أحيلت السابقة إلى من يرى : أن ليس في الإمكان أبدع مما كان . فلم تر النور .

الخطاب :
-
-
صاحب المعالي / وزير العــــدل ............................. سلمه الله
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد :-
فلقد أسعدني الله جل جلاله بالانضواء تحت لواء مكتبكم العامر - سلمكم الله - فكنت أحد منسوبيه ؛ المدة من 5/ 2/ 1422هـ ، ورأيت لزاماً عليَّ : أن أنقل لمعاليكم شكري وتقديري الموجَّه أولاً لشخص معاليكم على أريحيَّـتكم ودماثة أخلاقكم ولطف معشركم ، وليس ذلك منكم بغريب { ذُرِّيَّةٌ بَعْضُهَا مِنْ بَعْض } .

كما رأيت : أن من حق منسوبي المكتب الموقر عليَّ أن أذكرهم لدى معاليكم بما يستحقون وأخص بالذكر الأستاذ الفاضل الشيخ / عبد الملك بن أحمد آل الشيخ . المشرف العام على المكتب والذي أحاطني برعايته حفظه الله ، وقام - شكر الله لَه - بالتوجيه بتيسير مهام عملي طيلة المدة الماضية .

كما أخص بالذكر الأستاذ الجليل / عبد الله بن ناصر الناصر . مدير المكتب الذي استفدت منه كثيراً من خلال تدقيقه الخطابات المحررة وانتقائه المعاملات المحالة إليَّ للتحرير عليها في ضروب شتى ومعارف متنوعة . زاده الله فضلاً ونفع به .

كما أشكر الأخ العزيز / سليمان بن عبد العزيز الداود . الذي يتفضل بالمتابعة والمؤانسة وتفقُّد ما ينقص المكتب ؛ ليبلغه مشكوراً إلى من يهمه الأمر ، فكان خير عونٍ على أداء المهمة .
ولجميع الأخوة الزملاء موظفي المكتب مني جزيل الشكر وعظيم الامتنان على الحفاوة والترحاب الذي لقيته منذ دلفت إلى هذا المكتب العملاق في كل فضل . وفق الله القائمين عليه لكل ما يحبه الله ويرضاه .

صاحب المعالي : لقد سبرت الوزارة وعملها وموظفيها خلال هذه الأيام ، وإني أستأذن معاليكم في تقديم تقرير عن مرئياتي حيال التطوير الذي تشهده وتنشده الوزارة تحت إشراف معاليكم . والذي رأيت أن تقديمه من اللازم عليَّ عرفاناً بحقكم - سلمكم الله - وحق الوزارة التي احتضنتني منذ أربع وعشرين سنة حتى الآن .

ولعلكم تلاحظون - حفظكم الله - أن التقرير جاء بعدة اقتراحات ، وأني أفردت كل اقتراح في ورقة ؛ حتى يتسنى إمضاؤه أو إلغاؤه وحده دون بقية الاقتراحات .
الأول : بشأن تكوين ثلاث لجان .
الثاني : بشأن اعتماد خمسة أنواع من الاجتماعات .
الثالث : بشأن توفير حافزين من الحوافز المرجوة من معاليكم .
الرابع : بشأن فتح مكتبين متخصصين .
ولذلك كثرت الأوراق ؛ ليصبح هذا الخطاب ومرفقاته / اثنتي عشرة ورقة . فاعذروا لي ذلك . لازلتم في حفظ الله ورعايته . والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته ،،،
..................................... ابنكم : ناصر بن زيد بن ناصر بن داود

-
-
-
=====================================
=====================================

اللجان المقترحة :

اللجان هي : مجموعة من المختصين في مجالات شتى ، يبحثون أمراً من جوانب متعددة ؛ لاستيعاب أكبر قدرٍ من الإيجابيات ، واجتناب ما يمكن اجتنابه من السلبيات .

ومن ذلك : لا تكاد وزارة أو مصلحة - حكومية ، أو خاصة - إلا وتسعى لتشكيل اللجان تلو اللجان لاحتواء مشكلات الإدارة ، وإيجاد السبل الكفيلة بتقليل النفقات وتطوير الكفاءات وتسهيل الإجراءات مما من شأنه رفع مستوى الأداء .

وقد رأيت : أن اللجان الثلاث التالية مما يحسن الإسراع بتشكيلها ؛ لتفعيل أداء وكفاءة العمل الإداري في الوزارة الموقرة .

وهذه اللجان هي :-
1/ لجنة تدقيق احتياجات مبنى الوزارة .
=====================

وهذه اللجنة تستلزم وجود مهندس معماري من بين أفرادها .

ومهمتها : هي الكشف عن احتياجات المبنى ؛ الذي يشتمل على : مكاتب ، ومرافق تستوعب المئات من الموظفين والمراجعين ؛ في ساعات النهار الأولى ، وجزء من أول الليل .

والقصد من عمل هذه اللجنة : إظهار مبنى الوزارة بالمظهر اللائق بها وبالعاملين بها ، وهذا المظهر يعود على العاملين بتحفيزهم ليكونوا في أدائهم بقدر ما تم تهيئته لهم ، وعلى مستوى ما أعد لهم في المبنى ومرافقه ؛ فكلما تواضع الشيء تواضع ناتجه ، وعكسه بعكسه .

ولأن مبنى الوزارة يشكو في بعض أجزائه من عدم المتابعة ، وبخاصة : الدور الأرضي ، فإنه من اللازم : الكشف والإصلاح والمتابعة لجميع العيوب الإنشائية ونواقصها ، ومنها :-
= تقوية الإنارة في الممرات والمكاتب ، وتأمين أغطية مصابيح الإنارة الزجاجية ، ومعاهدتها من عمال الصيانة بالتنظيف وإزالة الغبار عنها .
= إزالة السجاد المهترئ ، وبخاصة : في الدور الأرضي ، وكذا : آثار الغراء في أرضية الممرات .
= العناية بأرضيات المكاتب والممرات بترخيمها ، بعد إزالة السجاد الذي من شأنه التلف والاتساخ ، والحاجة للتنظيف المكلف مادياً ، ونشر مسببات الحساسية ، وبعث الروائح الكريهة .
= استبدال النباتات الاصطناعية في السلالم والممرات بنباتات طبيعية ، وتكليف شركات الصيانة بالعناية بها .
= تحديث المصاعد ؛ حيث تشهد ازدحاماً ملحوظاً عقب صلاة الظهر .
= صيانة النوافذ والأبواب في كثير من المكاتب والممرات .
= إعادة النظر في تسليك التيار الكهربي ، وتقوية خطوطه ، وإخفائها في قوالبها داخل الجدران ؛ حتى يؤمن منها عند حدوث تماس بين أسلاكه .
= تظليل المواقف الجنوبية ، وكذا : المدرج الرئيس على جانبي مظلة الباب الشمالي .
= معاهدة جهاز تكييف الهواء ، وجعله مزدوج الخدمة ؛ بارد صيفاً وحار شتاءً .
= تأمين برادات المياه في المكاتب ، وتأمين المياه النقية فيها ، ومعاهدتها عند اللزوم .
= تهيئة أماكن جلوس المراجعين في الوزارة بالتسجيلات المرئية أو المسموعة ؛ مثل : عرض البرامج الإرشادية عن : الوزارة ، وأجهزتها ، وأنشطتها ، وخططها المستقبلة ، وكذا : تكثيف اللوحات الإرشادية ؛ لبيان متطلبات الخدمات التي تقدمها الوزارة أو : أيٌ من فروعها ومؤسساتها العدلية ، وكذا : تأمين النشرات الوعظية المجانية ، والمطويات المناسبة لمثل أحوال مراجعي وزارة العدل في أماكن جلوس وانتظار المراجعين ؛ من أجل إشغال المراجع بما ينفعه عما لا حاجة لَه به ؛ مما يشوش على الموظفين أعمالهم .
= طلاء جدران الوزارة وأبوابها من جديد ، بألوان شعار الوزارة : الأخضر والأصفر مع مراعاة : جعل الشعار على جميع الأبواب واللافتات التعريفية بالمكاتب .
= نشر اللوحات الإرشادية للتعريف بالمكاتب في كل دور ، وفي كل ممر ؛ من أدوار وممرات الوزارة ، وتحديثها كلما استدعى الأمر ذلك .
= تفخيم مكتب معالي الوزير ؛ بإدخال البهو المواجه للمكتب ، وفرشه بالسجاد الأحمر القاني ، وتأمين المقاعد على جنبتيه ، وفتح الجدار الذي بينه وبين صالة الاستقبال الحالية ؛ ليتسع المكان ، ويستوعب المراجعين ، ولإضفاء الهيبة اللائقة عليه ، واستبداله بفتح المكتبين الذين على جانبيه ؛ ليكونا ممرين للجناح الشرقي والغربي .

2/ لجنة تدقيق احتياجات مكاتب الوزارة .
======================
لقد روعي في ذكر اللجان التدرج التصاعدي لتحميل المسؤوليات والمحاسبة عليها ؛ بإعداد الأجواء الملائمة في مقر العمل أولاً (مبنى الوزارة) ، ثم في آلة العمل (احتياجات المكاتب) .
وهذه اللجنة ينبغي أن تتكون من : لجنة عليا ، ولجنة تحضيرية .

مهمة اللجنة العليا : دراسة ما تقوم بإعداده اللجنة التحضيرية ، ومن ثمَّ اقتراح التوصيات اللازمة لرفعها إلى جهة الاختصاص .

ومهمة اللجنة التحضيرية :
أولاً : إعداد استبيان (استيضاح) تستطلع به اللجنة التحضيرية : الإمكانات المتوفرة لدى موظفي المكاتب ، ونسبة توافرها ، ومدى صلاحيتها للعمل الكتابي ، وملاحظات الموظفين تجاه الإمكانات المتاحة حقيقة .

ثانياً : استطلاع نواقص مكاتب الموظفين من :
= الأدوات المكتبية . (القرطاسية) ؛ مثل : الأوراق ، والملفات ، والأقلام ، والدباسات ، والمحابر ، والخرَّامات ، وناشعات الدبابيس ، والمقصَّات ، والصَّمَّاغات ، والتقاويم .
= الأثاث المكتبي بأنواعه ؛ من : مناضد ، وخزائن ، ومقاعد ، ودواليب .
= الأجهزة المكتبية ؛ مثل : الحواسيب الآلية ، وآلات التصوير ، والطابعات ، وقطَّاعات الورق ، والحاسبات ، ولوازم كلٍ منها .
= الكتب والمراجع الفقهية والنظامية بِحَسَبِ الحاجة .
= أجهزة الهواتف ؛ بتأمين خطوط كافية ، مع المتابعة والمراقبة اللازمة لمثل هذه الخدمة .


3/ لجنة النظر في شكاوى موظفي الوزارة .
=======================
بعد أن يتم تهيئة مبنى الوزارة بكل ما يتطلبه ، وبعد تجهيز المكاتب الإدارية بكل ما تحتاجه من لوازم مادية ، يبقى الالتفات للأمور المادية والمعنوية مما يهم ذات الموظف من :
= بحث المشكلات الطبيعية بين أفراد الموظفين .
= القضاء على مسببات المواقف النافرة بين الموظفين ورؤسائهم .
= توفير الحاجات المعنوية المستحقة بالاكتساب ؛ مثل : خطابات الشكر والتقدير للموظف المبرِّز في عمله ؛ حتى لا يظن أنه والمفرِّط سواءٌ .
= تيسير المستحقات المادية للموظف ؛ مثل : الترقية ، والعلاوة ، والإجازة ، والدورات التطويرية في حينها .
= دعم المكاتب المكتظة بالأعمال بذوي الكفاءة والخبرة .
= إعادة النظر في المكاتب المزدحمة بالموظفين ، وتوزيع الزائد منهم إلى جهات أخرى محتاجة للطاقات العاملة .
= تطوير الموظفين ضعيفي الإنتاج بتكثيف الدورات التدريبية عليهم ، وصقلهم ليواكبوا التطور الذي تشهده الوزارة الموقرة .
= الاستغناء عن الموظفين الذين لا يتناسب عطاؤهم مع ما تنشده الوزارة .
= محاسبة الموظفين ذوي الإنتاج المتواضع ؛ وبخاصة : المتوانين في أداء ما هو منوط بهم من أعمال ؛ أياً كانت مرتبتهم ، ومهما كان مركزهم .
=====================================
=====================================

الاجتماعات المقترحة :

هناك خمسة أنواع من الاجتماعات والاحتفالات الجامعة ، كفيلة - بإذن الله - أن تقوِّي الروابط بين الموظف وزميله ، وبين الموظفين ورؤسائهم ، وبين أفراد مجتمع الوزارة قاطبة .
= كما أنها تبعث النشاط والجديَّة بين أفراد الموظفين .
وهذه الاجتماعات : أسبوعية ، ونصف شهرية ، وشهرية ، ودورية ؛ وتفصيلها :-

1/ اجتماع أسبوعي .
في كل قسم من أقسام الوزارة ، مدته : نصف ساعة ، يرأسه : مدير ذلك القسم ، أو : نائبه .
الهدف منه : بحث احتياجات القسم وموظفيه ، ودراسة مشكلاته .

2/ اجتماع نصف شهري .
مع رؤساء الأقسام الإدارية ، يرأسه : المدير العام .
الهدف منه : بحث أوجه التعاون بين الأقسام ، وتذليل عقبات التعاون المطلوب .

3/ اجتماع شهري .
مع جميع رؤساء الأقسام في الوزارة ، يرأسه : وكيل الوزارة ، ويحضره : المدير العام ومدير شؤون الموظفين .
الهدف منه : اعتماد نتائج الاجتماعات نصف الشهرية ، وتحديد مسؤوليات كل قسم لتحقيق الأهداف المرجوة من مقترحات تلك الاجتماعات .

4/ احتفال شهري .
يكرم فيه فضيلة الوكيل المتميزين من موظفي الوزارة .
الهدف منه : تحفيز الموظفين النابهين إلى : المضي قدماً نحو تحقيق الأهداف المرجوَّة من موظفي وزارة العدل ، كما يهدف هذا الاحتفال إلى : تشجيع الآخرين على بذل الجهد للحاق بزملائهم النابغين .

5/ احتفال دوري .
يتفضل فيه معالي الوزير بتكريم المتفوقين من موظفي الوزارة ، ويحضره وكلاء الوزارة ، والمدير العام ، ورؤساء الأقسام في الوزارة .
الهدف منه : منح المتفوقين من الموظفين - ممن تكرر تميزهم على أقرانهم - بإعطائهم شهادات التقدير والهدايا الرمزية في احتفال مشهود ، مع التوصية بتسجيل أسمائهم في صحائف التشريف عند مداخل الوزارة .

= وهذه الاجتماعات والاحتفالات كفيلة بإذكاء التنافس المشروع بين الزملاء في النشاط الواحد ، والذي من شأنه : رفع مستوى الأداء ، وتحسين الإنتاج ، وصقل المواهب ، وتبادل الخبرات .
=====================================
=====================================

الحوافز المقترحة :

1/ الرفع بتعيين منسوبي إدارة البحوث على وظائف قضائية .
=================================

وذلك : لأن الباحثين في إدارة البحوث القضائية يقومون بأعمال قضائية هامة ، وكلهم شرعيون ، وعلى مستوى عالٍ من الكفاءة والدراية بالتعليمات النظامية ، علاوة على أن عددهم قليل ؛ إذ لا يتجاوز عددهم أصابع اليد الواحدة .
ولقد جالست عدداً منهم فوجدتهم : ناصحين ، عارفين .
وإن إشراف هؤلاء الباحثين على التوجيه ، والإرشاد إلى ما يحتاجه زملاؤهم القضاة في محاكمهم ، ومدِّهم بالمعلومات والآراء المناسبة ؛ التي يعتمدون عليها في أحكامهم : كل ذلك يجعلهم يشعرون بعدم المساواة بينهم وبين زملائهم ، مع التماثل بينهم في التخصص والمسؤولية .
ولاشك : أن من حقهم أن يترقبوا شفاعة من معالي وزير العدل : بتسويتهم بزملائهم ، ومعادلة وظائفهم وتحويرها ؛ فالعمل منهم جليل ، وعددهم قليل .

2/ توجيه خطابات الشكر وشهادات التقدير للمبرِّزين من الموظفين .
===================================

وذلك تطبيقاً للآداب الإسلامية الأصيلة قال تعالى  هَلْ جَزَاءُ الإِحْسَانِ إِلا الإِحْسَانُ  .
= وقال عليه الصلاة والسلام (( إِنَّ اللهَ كَتَبَ الإِحْسَانَ عَلَى كُلِّ شَيْء ٍ)) .
= وقال صلى الله عليه وسلم (( مَنْ لا يَشْكُرُ النَّاسَ لا يَشْكُرُ اللَّهَ )) .
وتطبيق تلك الآداب الإسلامية الفاضلة حري بأن يدفع - إلى الأمام - سير العمل الإداري ؛ حيث يزداد المحسن إحساناً ، وينافس المُقِلُّ في ما فيه : تحقيق المصلحة العامة لذوي الحاجات من المراجعين ، وكذا : ما فيه تحقيق المصلحة الخاصة بالموظف المنافس .
ومن ذلك : إعلان قرارات التقدير في تعميم وزاري ، وإشهار ذلك في مجلة العدل .
=====================================
=====================================

المكاتب المقترحة :

يستلزم تطبيق النقاط السالفة افتتاح مكتبين ؛ أحدهما : لمعرفة إنتاجية الموظف ، الثاني : لمعرفة حاجات المراجع المتجددة .

1/ مكتب متابعة الأنشطة .
===============

هذا المكتب مهمته : إعداد جداول إحصائية لمعرفة الأنشطة التي يبذلها الموظف - أياً كان - تحت إشراف رئيسه المباشر ؛ ليتسنى تقييم حاجة القسم للدعم المادي والمعنوي ، ولمعرفة أحقية الموظف للتقدير والمكافأة .

وذلك : بأن يقوم كل موظف بتعبئة هذه الجداول بما قام هو بإنجازه ؛ آخر كل يوم ، ويقوم قسم متابعة الأنشطة بتحليل هذه البيانات إحصائياً ، واستخلاص النتائج بتحديد نسب الإنجاز ومستوياته شهرياً لكل قسم ، ولكل موظف على حدته .

يتضح من النتائج الآتي :-
= تميز الموظف على زملائه ، أو تخلفه عنهم .
= حاجة القسم للدعم بالكفاءات الوظيفية ، أو ظهور زيادة في الطاقات الموفرة لَه أكثر مما يحتاجه ؛ ليتم توجيه الزائد إلى المكاتب الأخرى .
= إمكانية تفويض بعض المهام إلى بعض الأقسام ؛ إما : لتميزها ، أو لانخفاض نسبة الضغط عنها ، فيتم تحميلها مهام أكثر مما تقوم به .

ثم تعرض هذه النتائج على كلٍ من :-
= مدراء الأقسام ؛ كلٌ فيما يخصه ؛ لمعرفة الأداء في إداراتهم ، وبحث أوجه القصور في القسم الذي يديره كلٌ منهم في الاجتماع (الأسبوعي) .
= المدير العام ؛ لمعرفة أداء جميع الأقسام الإدارية ، وبحث سبل التطوير مع رؤساء تلك الأقسام في الاجتماع (النصف شهري).
= وكيل الوزارة ؛ لتقييم النتائج في الاجتماع (الشهري) ، وتحديد الموظفين المستحقين للإشادة والتشجيع في الاحتفال (الشهري) ، وكذا : المستحقين للتكريم والمكافأة في الاحتفال الدوري ، وكذا : تحديد المكافآت المقترحة للمتميزين من الموظفين .

2/ مكتب سجل الزوار وقيد اقتراحاتهم .
======================

مهمة هذا المكتب : استطلاع ما لدى المراجعين من مشكلات مع أي قسم من أقسام الوزارة وتقييد ما يدلون به من اقتراحات .

ومن المستحسن : إعلان هاتف المكتب لاستقبال المكالمات والرسائل (الفاكس) عبره .

ويقوم هذا المكتب - بعد استخلاص المشكلات والاقتراحات وتصنيفها - بالآتي :-
= طرح التشكيات والاقتراحات للبحث من قِبَلِ مسؤولي القسم المختص في الاجتماعات (الأسبوعية) ، الخاصة : بمدراء الأقسام .
= سبر تشكيات المراجعين لمعرفة ما يتكرر منها ؛ حتى يطرح للبحث في الاجتماعات (النصف الشهرية) ، الخاصة : بالمدير العام .
= معرفة انطباعات المراجعين عن الوزارة وموظفيها ؛ سلباً وإيجاباً .
= عرض تلك الانطباعات - أسبوعياً - على ذوات الموظفين المعنيين ؛ دون تحديد اسم المراجع ، أو نوع معاملته .

إن إحساس الموظف بتعدد الجهات الرقابية عليه ، واستشعاره أن الرقابة - كما هي موجهة لمصلحة العمل - فهي أيضاً موجهة لمصلحته فبها يُقدَّر ومنها يُكافأ . والله من وراء القصد .
=====================================
=====================================
-
-

الفقير إلى عفو الودود ناصر بن زيد بن داود

عدد التعليقات : 1 | عدد القراء : 2892 | تأريخ النشر : الاثنين 27 ربيع الأول 1430هـ الموافق 23 مارس 2009م

طباعة المقال

إرسال المقالة
اقتراحات تهم الوزارة هذه اقتراحات أربعة خاصة بالوزارة ، كنت قد رفعتها لمعالي الوزير السلف عقب عملي مندوبا في مكتبه مدة ثلاثة أشهر قبل إلحاقي باللجنة التحضيرية لإعداد اللوائح التنفيذية لنظام المرافعات الشرعية ، وأجدها مناسبة لإتاحتها أمام الوزير الخلف ممن يريد ذلك مأجورا غير مأزور إن شاء الله تعالى ؛ فقد أحيلت السابقة إلى من يرى : أن ليس في الإمكان أبدع مما كان . فلم تر النور . الخطاب : - - صاحب المعالي / وزير العــــدل ............................. سلمه الله السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد :- فلقد أسعدني الله جل جلاله بالانضواء تحت لواء مكتبكم العامر - سلمكم الله - فكنت أحد منسوبيه ؛ المدة من 5/ 2/ 1422هـ ، ورأيت لزاما علي : أن أنقل لمعاليكم شكري وتقديري الموجه أولا لشخص معاليكم على أريحيـتكم ودماثة أخلاقكم ولطف معشركم ، وليس ذلك منكم بغريب { ذرية بعضها من بعض } . كما رأيت : أن من حق منسوبي المكتب الموقر علي أن أذكرهم لدى معاليكم بما يستحقون وأخص بالذكر الأستاذ الفاضل الشيخ / عبد الملك بن أحمد آل الشيخ . المشرف العام على المكتب والذي أحاطني برعايته حفظه الله ، وقام - شكر الله له - بالتوجيه بتيسير مهام عملي طيلة المدة الماضية . كما أخص بالذكر الأستاذ الجليل / عبد الله بن ناصر الناصر . مدير المكتب الذي استفدت منه كثيرا من خلال تدقيقه الخطابات المحررة وانتقائه المعاملات المحالة إلي للتحرير عليها في ضروب شتى ومعارف متنوعة . زاده الله فضلا ونفع به . كما أشكر الأخ العزيز / سليمان بن عبد العزيز الداود . الذي يتفضل بالمتابعة والمؤانسة وتفقد ما ينقص المكتب ؛ ليبلغه مشكورا إلى من يهمه الأمر ، فكان خير عون على أداء المهمة . ولجميع الأخوة الزملاء موظفي المكتب مني جزيل الشكر وعظيم الامتنان على الحفاوة والترحاب الذي لقيته منذ دلفت إلى هذا المكتب العملاق في كل فضل . وفق الله القائمين عليه لكل ما يحبه الله ويرضاه . صاحب المعالي : لقد سبرت الوزارة وعملها وموظفيها خلال هذه الأيام ، وإني أستأذن معاليكم في تقديم تقرير عن مرئياتي حيال التطوير الذي تشهده وتنشده الوزارة تحت إشراف معاليكم . والذي رأيت أن تقديمه من اللازم علي عرفانا بحقكم - سلمكم الله - وحق الوزارة التي احتضنتني منذ أربع وعشرين سنة حتى الآن . ولعلكم تلاحظون - حفظكم الله - أن التقرير جاء بعدة اقتراحات ، وأني أفردت كل اقتراح في ورقة ؛ حتى يتسنى إمضاؤه أو إلغاؤه وحده دون بقية الاقتراحات . الأول : بشأن تكوين ثلاث لجان . الثاني : بشأن اعتماد خمسة أنواع من الاجتماعات . الثالث : بشأن توفير حافزين من الحوافز المرجوة من معاليكم . الرابع : بشأن فتح مكتبين متخصصين . ولذلك كثرت الأوراق ؛ ليصبح هذا الخطاب ومرفقاته / اثنتي عشرة ورقة . فاعذروا لي ذلك . لازلتم في حفظ الله ورعايته . والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته ،،، ..................................... ابنكم : ناصر بن زيد بن ناصر بن داود - - - ===================================== ===================================== اللجان المقترحة : اللجان هي : مجموعة من المختصين في مجالات شتى ، يبحثون أمرا من جوانب متعددة ؛ لاستيعاب أكبر قدر من الإيجابيات ، واجتناب ما يمكن اجتنابه من السلبيات . ومن ذلك : لا تكاد وزارة أو مصلحة - حكومية ، أو خاصة - إلا وتسعى لتشكيل اللجان تلو اللجان لاحتواء مشكلات الإدارة ، وإيجاد السبل الكفيلة بتقليل النفقات وتطوير الكفاءات وتسهيل الإجراءات مما من شأنه رفع مستوى الأداء . وقد رأيت : أن اللجان الثلاث التالية مما يحسن الإسراع بتشكيلها ؛ لتفعيل أداء وكفاءة العمل الإداري في الوزارة الموقرة . وهذه اللجان هي :- 1/ لجنة تدقيق احتياجات مبنى الوزارة . ===================== وهذه اللجنة تستلزم وجود مهندس معماري من بين أفرادها . ومهمتها : هي الكشف عن احتياجات المبنى ؛ الذي يشتمل على : مكاتب ، ومرافق تستوعب المئات من الموظفين والمراجعين ؛ في ساعات النهار الأولى ، وجزء من أول الليل . والقصد من عمل هذه اللجنة : إظهار مبنى الوزارة بالمظهر اللائق بها وبالعاملين بها ، وهذا المظهر يعود على العاملين بتحفيزهم ليكونوا في أدائهم بقدر ما تم تهيئته لهم ، وعلى مستوى ما أعد لهم في المبنى ومرافقه ؛ فكلما تواضع الشيء تواضع ناتجه ، وعكسه بعكسه . ولأن مبنى الوزارة يشكو في بعض أجزائه من عدم المتابعة ، وبخاصة : الدور الأرضي ، فإنه من اللازم : الكشف والإصلاح والمتابعة لجميع العيوب الإنشائية ونواقصها ، ومنها :- = تقوية الإنارة في الممرات والمكاتب ، وتأمين أغطية مصابيح الإنارة الزجاجية ، ومعاهدتها من عمال الصيانة بالتنظيف وإزالة الغبار عنها . = إزالة السجاد المهترئ ، وبخاصة : في الدور الأرضي ، وكذا : آثار الغراء في أرضية الممرات . = العناية بأرضيات المكاتب والممرات بترخيمها ، بعد إزالة السجاد الذي من شأنه التلف والاتساخ ، والحاجة للتنظيف المكلف ماديا ، ونشر مسببات الحساسية ، وبعث الروائح الكريهة . = استبدال النباتات الاصطناعية في السلالم والممرات بنباتات طبيعية ، وتكليف شركات الصيانة بالعناية بها . = تحديث المصاعد ؛ حيث تشهد ازدحاما ملحوظا عقب صلاة الظهر . = صيانة النوافذ والأبواب في كثير من المكاتب والممرات . = إعادة النظر في تسليك التيار الكهربي ، وتقوية خطوطه ، وإخفائها في قوالبها داخل الجدران ؛ حتى يؤمن منها عند حدوث تماس بين أسلاكه . = تظليل المواقف الجنوبية ، وكذا : المدرج الرئيس على جانبي مظلة الباب الشمالي . = معاهدة جهاز تكييف الهواء ، وجعله مزدوج الخدمة ؛ بارد صيفا وحار شتاء . = تأمين برادات المياه في المكاتب ، وتأمين المياه النقية فيها ، ومعاهدتها عند اللزوم . = تهيئة أماكن جلوس المراجعين في الوزارة بالتسجيلات المرئية أو المسموعة ؛ مثل : عرض البرامج الإرشادية عن : الوزارة ، وأجهزتها ، وأنشطتها ، وخططها المستقبلة ، وكذا : تكثيف اللوحات الإرشادية ؛ لبيان متطلبات الخدمات التي تقدمها الوزارة أو : أي من فروعها ومؤسساتها العدلية ، وكذا : تأمين النشرات الوعظية المجانية ، والمطويات المناسبة لمثل أحوال مراجعي وزارة العدل في أماكن جلوس وانتظار المراجعين ؛ من أجل إشغال المراجع بما ينفعه عما لا حاجة له به ؛ مما يشوش على الموظفين أعمالهم . = طلاء جدران الوزارة وأبوابها من جديد ، بألوان شعار الوزارة : الأخضر والأصفر مع مراعاة : جعل الشعار على جميع الأبواب واللافتات التعريفية بالمكاتب . = نشر اللوحات الإرشادية للتعريف بالمكاتب في كل دور ، وفي كل ممر ؛ من أدوار وممرات الوزارة ، وتحديثها كلما استدعى الأمر ذلك . = تفخيم مكتب معالي الوزير ؛ بإدخال البهو المواجه للمكتب ، وفرشه بالسجاد الأحمر القاني ، وتأمين المقاعد على جنبتيه ، وفتح الجدار الذي بينه وبين صالة الاستقبال الحالية ؛ ليتسع المكان ، ويستوعب المراجعين ، ولإضفاء الهيبة اللائقة عليه ، واستبداله بفتح المكتبين الذين على جانبيه ؛ ليكونا ممرين للجناح الشرقي والغربي . 2/ لجنة تدقيق احتياجات مكاتب الوزارة . ====================== لقد روعي في ذكر اللجان التدرج التصاعدي لتحميل المسؤوليات والمحاسبة عليها ؛ بإعداد الأجواء الملائمة في مقر العمل أولا (مبنى الوزارة) ، ثم في آلة العمل (احتياجات المكاتب) . وهذه اللجنة ينبغي أن تتكون من : لجنة عليا ، ولجنة تحضيرية . مهمة اللجنة العليا : دراسة ما تقوم بإعداده اللجنة التحضيرية ، ومن ثم اقتراح التوصيات اللازمة لرفعها إلى جهة الاختصاص . ومهمة اللجنة التحضيرية : أولا : إعداد استبيان (استيضاح) تستطلع به اللجنة التحضيرية : الإمكانات المتوفرة لدى موظفي المكاتب ، ونسبة توافرها ، ومدى صلاحيتها للعمل الكتابي ، وملاحظات الموظفين تجاه الإمكانات المتاحة حقيقة . ثانيا : استطلاع نواقص مكاتب الموظفين من : = الأدوات المكتبية . (القرطاسية) ؛ مثل : الأوراق ، والملفات ، والأقلام ، والدباسات ، والمحابر ، والخرامات ، وناشعات الدبابيس ، والمقصات ، والصماغات ، والتقاويم . = الأثاث المكتبي بأنواعه ؛ من : مناضد ، وخزائن ، ومقاعد ، ودواليب . = الأجهزة المكتبية ؛ مثل : الحواسيب الآلية ، وآلات التصوير ، والطابعات ، وقطاعات الورق ، والحاسبات ، ولوازم كل منها . = الكتب والمراجع الفقهية والنظامية بحسب الحاجة . = أجهزة الهواتف ؛ بتأمين خطوط كافية ، مع المتابعة والمراقبة اللازمة لمثل هذه الخدمة . 3/ لجنة النظر في شكاوى موظفي الوزارة . ======================= بعد أن يتم تهيئة مبنى الوزارة بكل ما يتطلبه ، وبعد تجهيز المكاتب الإدارية بكل ما تحتاجه من لوازم مادية ، يبقى الالتفات للأمور المادية والمعنوية مما يهم ذات الموظف من : = بحث المشكلات الطبيعية بين أفراد الموظفين . = القضاء على مسببات المواقف النافرة بين الموظفين ورؤسائهم . = توفير الحاجات المعنوية المستحقة بالاكتساب ؛ مثل : خطابات الشكر والتقدير للموظف المبرز في عمله ؛ حتى لا يظن أنه والمفرط سواء . = تيسير المستحقات المادية للموظف ؛ مثل : الترقية ، والعلاوة ، والإجازة ، والدورات التطويرية في حينها . = دعم المكاتب المكتظة بالأعمال بذوي الكفاءة والخبرة . = إعادة النظر في المكاتب المزدحمة بالموظفين ، وتوزيع الزائد منهم إلى جهات أخرى محتاجة للطاقات العاملة . = تطوير الموظفين ضعيفي الإنتاج بتكثيف الدورات التدريبية عليهم ، وصقلهم ليواكبوا التطور الذي تشهده الوزارة الموقرة . = الاستغناء عن الموظفين الذين لا يتناسب عطاؤهم مع ما تنشده الوزارة . = محاسبة الموظفين ذوي الإنتاج المتواضع ؛ وبخاصة : المتوانين في أداء ما هو منوط بهم من أعمال ؛ أيا كانت مرتبتهم ، ومهما كان مركزهم . ===================================== ===================================== الاجتماعات المقترحة : هناك خمسة أنواع من الاجتماعات والاحتفالات الجامعة ، كفيلة - بإذن الله - أن تقوي الروابط بين الموظف وزميله ، وبين الموظفين ورؤسائهم ، وبين أفراد مجتمع الوزارة قاطبة . = كما أنها تبعث النشاط والجدية بين أفراد الموظفين . وهذه الاجتماعات : أسبوعية ، ونصف شهرية ، وشهرية ، ودورية ؛ وتفصيلها :- 1/ اجتماع أسبوعي . في كل قسم من أقسام الوزارة ، مدته : نصف ساعة ، يرأسه : مدير ذلك القسم ، أو : نائبه . الهدف منه : بحث احتياجات القسم وموظفيه ، ودراسة مشكلاته . 2/ اجتماع نصف شهري . مع رؤساء الأقسام الإدارية ، يرأسه : المدير العام . الهدف منه : بحث أوجه التعاون بين الأقسام ، وتذليل عقبات التعاون المطلوب . 3/ اجتماع شهري . مع جميع رؤساء الأقسام في الوزارة ، يرأسه : وكيل الوزارة ، ويحضره : المدير العام ومدير شؤون الموظفين . الهدف منه : اعتماد نتائج الاجتماعات نصف الشهرية ، وتحديد مسؤوليات كل قسم لتحقيق الأهداف المرجوة من مقترحات تلك الاجتماعات . 4/ احتفال شهري . يكرم فيه فضيلة الوكيل المتميزين من موظفي الوزارة . الهدف منه : تحفيز الموظفين النابهين إلى : المضي قدما نحو تحقيق الأهداف المرجوة من موظفي وزارة العدل ، كما يهدف هذا الاحتفال إلى : تشجيع الآخرين على بذل الجهد للحاق بزملائهم النابغين . 5/ احتفال دوري . يتفضل فيه معالي الوزير بتكريم المتفوقين من موظفي الوزارة ، ويحضره وكلاء الوزارة ، والمدير العام ، ورؤساء الأقسام في الوزارة . الهدف منه : منح المتفوقين من الموظفين - ممن تكرر تميزهم على أقرانهم - بإعطائهم شهادات التقدير والهدايا الرمزية في احتفال مشهود ، مع التوصية بتسجيل أسمائهم في صحائف التشريف عند مداخل الوزارة . = وهذه الاجتماعات والاحتفالات كفيلة بإذكاء التنافس المشروع بين الزملاء في النشاط الواحد ، والذي من شأنه : رفع مستوى الأداء ، وتحسين الإنتاج ، وصقل المواهب ، وتبادل الخبرات . ===================================== ===================================== الحوافز المقترحة : 1/ الرفع بتعيين منسوبي إدارة البحوث على وظائف قضائية . ================================= وذلك : لأن الباحثين في إدارة البحوث القضائية يقومون بأعمال قضائية هامة ، وكلهم شرعيون ، وعلى مستوى عال من الكفاءة والدراية بالتعليمات النظامية ، علاوة على أن عددهم قليل ؛ إذ لا يتجاوز عددهم أصابع اليد الواحدة . ولقد جالست عددا منهم فوجدتهم : ناصحين ، عارفين . وإن إشراف هؤلاء الباحثين على التوجيه ، والإرشاد إلى ما يحتاجه زملاؤهم القضاة في محاكمهم ، ومدهم بالمعلومات والآراء المناسبة ؛ التي يعتمدون عليها في أحكامهم : كل ذلك يجعلهم يشعرون بعدم المساواة بينهم وبين زملائهم ، مع التماثل بينهم في التخصص والمسؤولية . ولاشك : أن من حقهم أن يترقبوا شفاعة من معالي وزير العدل : بتسويتهم بزملائهم ، ومعادلة وظائفهم وتحويرها ؛ فالعمل منهم جليل ، وعددهم قليل . 2/ توجيه خطابات الشكر وشهادات التقدير للمبرزين من الموظفين . =================================== وذلك تطبيقا للآداب الإسلامية الأصيلة قال تعالى  هل جزاء الإحسان إلا الإحسان  . = وقال عليه الصلاة والسلام (( إن الله كتب الإحسان على كل شيء )) . = وقال صلى الله عليه وسلم (( من لا يشكر الناس لا يشكر الله )) . وتطبيق تلك الآداب الإسلامية الفاضلة حري بأن يدفع - إلى الأمام - سير العمل الإداري ؛ حيث يزداد المحسن إحسانا ، وينافس المقل في ما فيه : تحقيق المصلحة العامة لذوي الحاجات من المراجعين ، وكذا : ما فيه تحقيق المصلحة الخاصة بالموظف المنافس . ومن ذلك : إعلان قرارات التقدير في تعميم وزاري ، وإشهار ذلك في مجلة العدل . ===================================== ===================================== المكاتب المقترحة : يستلزم تطبيق النقاط السالفة افتتاح مكتبين ؛ أحدهما : لمعرفة إنتاجية الموظف ، الثاني : لمعرفة حاجات المراجع المتجددة . 1/ مكتب متابعة الأنشطة . =============== هذا المكتب مهمته : إعداد جداول إحصائية لمعرفة الأنشطة التي يبذلها الموظف - أيا كان - تحت إشراف رئيسه المباشر ؛ ليتسنى تقييم حاجة القسم للدعم المادي والمعنوي ، ولمعرفة أحقية الموظف للتقدير والمكافأة . وذلك : بأن يقوم كل موظف بتعبئة هذه الجداول بما قام هو بإنجازه ؛ آخر كل يوم ، ويقوم قسم متابعة الأنشطة بتحليل هذه البيانات إحصائيا ، واستخلاص النتائج بتحديد نسب الإنجاز ومستوياته شهريا لكل قسم ، ولكل موظف على حدته . يتضح من النتائج الآتي :- = تميز الموظف على زملائه ، أو تخلفه عنهم . = حاجة القسم للدعم بالكفاءات الوظيفية ، أو ظهور زيادة في الطاقات الموفرة له أكثر مما يحتاجه ؛ ليتم توجيه الزائد إلى المكاتب الأخرى . = إمكانية تفويض بعض المهام إلى بعض الأقسام ؛ إما : لتميزها ، أو لانخفاض نسبة الضغط عنها ، فيتم تحميلها مهام أكثر مما تقوم به . ثم تعرض هذه النتائج على كل من :- = مدراء الأقسام ؛ كل فيما يخصه ؛ لمعرفة الأداء في إداراتهم ، وبحث أوجه القصور في القسم الذي يديره كل منهم في الاجتماع (الأسبوعي) . = المدير العام ؛ لمعرفة أداء جميع الأقسام الإدارية ، وبحث سبل التطوير مع رؤساء تلك الأقسام في الاجتماع (النصف شهري). = وكيل الوزارة ؛ لتقييم النتائج في الاجتماع (الشهري) ، وتحديد الموظفين المستحقين للإشادة والتشجيع في الاحتفال (الشهري) ، وكذا : المستحقين للتكريم والمكافأة في الاحتفال الدوري ، وكذا : تحديد المكافآت المقترحة للمتميزين من الموظفين . 2/ مكتب سجل الزوار وقيد اقتراحاتهم . ====================== مهمة هذا المكتب : استطلاع ما لدى المراجعين من مشكلات مع أي قسم من أقسام الوزارة وتقييد ما يدلون به من اقتراحات . ومن المستحسن : إعلان هاتف المكتب لاستقبال المكالمات والرسائل (الفاكس) عبره . ويقوم هذا المكتب - بعد استخلاص المشكلات والاقتراحات وتصنيفها - بالآتي :- = طرح التشكيات والاقتراحات للبحث من قبل مسؤولي القسم المختص في الاجتماعات (الأسبوعية) ، الخاصة : بمدراء الأقسام . = سبر تشكيات المراجعين لمعرفة ما يتكرر منها ؛ حتى يطرح للبحث في الاجتماعات (النصف الشهرية) ، الخاصة : بالمدير العام . = معرفة انطباعات المراجعين عن الوزارة وموظفيها ؛ سلبا وإيجابا . = عرض تلك الانطباعات - أسبوعيا - على ذوات الموظفين المعنيين ؛ دون تحديد اسم المراجع ، أو نوع معاملته . إن إحساس الموظف بتعدد الجهات الرقابية عليه ، واستشعاره أن الرقابة - كما هي موجهة لمصلحة العمل - فهي أيضا موجهة لمصلحته فبها يقدر ومنها يكافأ . والله من وراء القصد . ===================================== ===================================== - -
(1) - عنوان التعليق : شكرا

تأريخ النشر: الخميس 14 محرم 1431هـ الموافق 31 ديسمبر 2009مسيحية

نص التعليق
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد :
تحية طيبة
لقد اعجبتني هذه الاقتراحات ووجدت أنها صادرة من شخص ناصح - حفظك الله ورعاك-وأحببت أن أعقب على هذه المقالة بما يمكني أن يفيد
اولاً : تمنيت أن يكون فيها دعوة لتطوير جميع الدوائر الشرعية وليس الوزارة فقط فالدوائر الشرعية وبالخصوص المحاكم وكتابات العدل فالمحكمة وكتابة العدل الواحدة يزورها في اليوم الواحد أضعاف ما يزور الوزارة وشركات الصيانة والنظافة فيها - قل عنها ما تريد - ولا يملك المسئولين إلا وضع درجات في ورقة ترفع للفروع في نهاية الشهر وربما لم ترفع للوزارة نفسها واحتياجات الموظفين والقضاة على حسابهم الخاص
ثانيا : تكريم الموظفين يجب أن يكون لجميع منسوبي الوزارة وليس لموظفيها فقط والاهتمام بالتدريب.
ثالثا : بالنسبة للتعيين في في القضاء أرى أن لا يقتصر على العاملين في إدارة البحوث بل أرى أن يكون هناك اختيار من جميع العاملين من منسوبي الوزارة ممن تتوفر فيهم التعيين فالوزارة وحسب علمي فيها أعداد كبيرة من حاملي الشهادات الشرعية بل والماجستير ولا سيما أن هماك أنواع كثيرة من المحاكم والدوائر التي سوف يتم انشاءها
فمثلاً : يكون هناك آلية يختار منها رئيس الدائرة الشرعية وبمباركة اثنين أو أكثر من القضاة باختيار من يرشح للقضاء في الدوائر المرورية أو التجارية أو غيرها ...
شاكرا لك هذا الجهد
حفظك الله ورعاك
أخوك سلامه الرفاعي

طباعة التعليق

إرسال التعليق
إرسال المقالة والتعليقات إلى صديق
التعليقات متاحة للزوار التعليقات تعبر عن رأي كتابها ولا تعبر عن رأي صاحب الموقع